Portal da UFC - Universidade Federal do Ceará

Quarta, 05 Outubro 2022 16:36

Em reunião virtual do Comitê de Governança da Universidade Federal do Ceará, ocorrida no dia 29 de setembro, foi lançado o Portfólio de Processos da UFC, desenvolvido pela Secretaria de Governança (SECGOV) com o apoio técnico da Coordenadoria-Geral de Auditoria (CGAUD).

O portfólio, segundo os responsáveis, proporciona o acesso público aos procedimentos mapeados e seus documentos complementares, assim como desempenha papel fundamental na promoção da cultura de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM, na sigla em inglês) e na estruturação da governança necessária à internalização dessa forma de gestão na Universidade.

Além disso, a implantação tem o objetivo de apoiar a Instituição por meio de modelos de conformidade e de padronização, reforçando a importância da gestão do conhecimento e da coordenação de melhorias das atividades executadas para alcançar seus objetivos estratégicos.

A plataforma está sendo lançada com 28 processos mapeados, das seguintes unidades: Secretaria de Governança (SECGOV), Pró-Reitoria de Extensão (PREX), Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD), Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG), Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), Superintendência de Infraestrutura e Gestão Ambiental (UFC Infra), Memorial da UFC, Central Analítica, Museu de Arte (MAUC), Escola Integrada de Desenvolvimento e Inovação Acadêmica (EIDEIA) e Secretaria de Cultura (SECULT UFC). O portfólio estará em constante construção e atualização, à medida que os mapeamentos das demais unidades sejam realizados.

Conforme a SECGOV, a ferramenta vai permitir que as unidades setoriais da UFC desenvolvam seus processos de forma contínua e sem quebras ocasionadas por falta de comunicação.

A Secretaria aponta que, dentro da rotina administrativa da Instituição, é possível que algumas atividades acabem concentradas em determinados servidores, os quais detêm o conhecimento sobre a execução de tais procedimentos. Desta forma, atrasos em ações podem vir a ocorrer, quando, por exemplo, esses servidores tiram férias ou licença. Ao estabelecer um fluxograma informando como funciona cada processo dentro da Universidade, por quais setores ele passa até sua resolução, o portfólio atua de forma a difundir o conhecimento institucional, facilitando que outros integrantes do corpo técnico desempenhem atividades antes centralizadas.

A visão sistêmica possibilitada pela ferramenta permite a melhoria contínua dos processos, fornecendo informações que podem ser usadas inclusive para redimensionar a força de trabalho entre setores e otimizar a capacitação de servidores.

INSTRUMENTO DE TRANSPARÊNCIA – O portfólio também é um meio de transparência, disponibilizando a toda a sociedade as informações detalhadas sobre as atividades desenvolvidas em cada setor da Universidade. A SECGOV informa que diversas universidades brasileiras, assim como outros órgãos federais, já utilizam dispositivos semelhantes na gestão de seus processos.

Apesar de ser um instrumento eminentemente administrativo, o Portfólio de Processos da UFC poderá ser utilizado também por alunos da Universidade. Com todos os processos mapeados, a ferramenta fornecerá aos discentes informações sobre, por exemplo, quais procedimentos eles deverão realizar para solicitar uma bolsa ou um auxílio para um congresso ou evento esportivo, entre outras demandas.

COMO UTILIZAR – Os mapeamentos de processos presentes no portfólio são desenvolvidos através de um software gratuito usado para modelagem descritiva, analítica e de execução de processos de negócio, denominada Bizagi Modeler, já disponível para download no site. Ele pode ser manuseado de maneira fácil por qualquer pessoa, pelo fato de ser uma plataforma intuitiva.

Para facilitar o uso da ferramenta e orientar como os processos devem ser mapeados, contudo, foi elaborado o Guia para Modelagem de Processos, também disponível para download no site do portfólio. Ele trata de forma minuciosa os procedimentos para a implantação dos princípios de gestão de processos no domínio da UFC, objetivando a estruturação das ações e sua padronização e o alcance das metas estratégicas institucionais.

A ideia é que implantação do Portfólio de Processos da UFC permita a difusão das informações não só internamente, mas entre a UFC e outras instituições, construindo, assim, uma base de conhecimento de gestão pública. Diante da importância dessa ferramenta, já estão sendo ofertados cursos de capacitação aos servidores sobre gestão de processos e utilização do software Bizagi Modeler no âmbito da Instituição, organizados pela Secretaria de Governança da UFC, com o apoio da Divisão de Formação Profissional (DIFOP) da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

Fonte: Secretaria de Governança da UFC – e-mail: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.